Mit der richtigen Software die Kosten senken und Prozesse automatisieren.
Für die elektronische Rechnung muss der Nachweis auf Echheit, Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts erbracht werden. Dies kann zum Einen mit der qualifizierten digitalen Signatur erreicht werden oder durch das EDI-Verfahren mit X.400 BusinessMail/AS2-Lösung. Diese aufwendigen Verfahren waren für mittelständische Betriebe bisher kaum realisierbar.
Mit der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 werden die bislang hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert.
Rückwirkend ab dem 1. Juli 2011 ist keine bestimmte Technologie (EDI-Verfahren/qualifizierte digitale Signatur) für elektronische Rechnungen mehr vorgeschrieben. Das Unternehmen kann selbst bestimmen, auf welchem Weg die gesetzlichen Erfordernisse erbracht werden, um die elektronische Rechnung auf Vollständigkeit und Unversehrtheit zu prüfen. Hier muss ein innerbetriebliches Kontrollverfahren festlegt werden, wo eine verlässliche Prüfung zwischen Rechnung und Leistung erreicht wird.
Dies bedeutet, dass eine Art Kontrolle vom Eingang der Leistung bis zur Bezahlung der Rechnung gewährleistet werden muss. Derartige Prüfungsmechanismen sind in der Regel in jedem Unternehmen vorhanden. Neue Aufzeichnungspflichten soll es nicht geben. Bislang eingesetzte elektronische Signaturen und EDI-Verfahren können aber weiterhin verwendet werden.
Bei den Aufbewahrungsfristen ändert sich nichts. Elektronische Rechnungen müssen, wie die Papierrechnung, 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dabei müssen die elektronischen Rechnungen in dem Dateiformat archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Die elektronischen Rechnungen müssen, während der Aufbewahrungszeit immer lesbar und elektronisch auszuwerten sein. Es ist nicht ausreichend, die elektronischen Rechnungen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren.
Software für elektronische Rechnungsverarbeitung, die Rechnungen automatisiert verarbeitet, prüft und fertige Buchungsdateien für ERP-Systeme erstellt, hat dadurch an Bedeutung für Unternehmen gewonnen.
Mittelständische -und große Unternehmen können mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung Prozesse automatisieren, die hohen Verwaltungskosten senken und dabei die Umwelt schonen.
In Folge dessen werden Rechnungen in kürzester Zeit auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Dabei werden die Rechnungspositionen (Leistungen) der Eingangsrechnungen geprüft, automatisierte Buchung erstellt (automatisierte Buchungsdatei für ERP-System) und anschließend die Bezahlung der Rechnung (Überweisung/Abbuchung) auf Grundlage der automatisierten Buchung geleistet.
Die 1988 gegründete Komm-Kontroll GmbH ist mit Standort in Hamburg seit über 20 Jahren eine der führenden Softwarehersteller im Bereich der elektronischen Rechnungsverarbeitung und Datenautomation. In dieser Zeit haben wir viele mittelständische und große Unternehmen für unsere Lösungen begeistert. Spezialisiert haben wir uns auf die elektronische Rechnungsverarbeitung und den automatisierten Dokumentenaustausch von Businessdaten, wie z.B. Rechnungen, Bestellungen, Aufträgen oder Lieferscheinen für mittelständische und große Unternehmen.
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