So entwickeln Sie eine effiziente Büroorganisation
Manche Schreibtische sind immer leer, andere dagegen ständig voll. Wie kommt das und wie gelingt es den “Leertischlern”, ihren Schreibtisch immer so wunderbar aufgeräumt zu halten? Erfahrene Chaoten sagen jetzt gerne, sie wollten gar kein aufgeräumtes Büro und sie fänden sich in “ihrem System” wunderbar zurecht. Das mag sein, und dennoch leiden sie mitunter unter langen Suchzeiten. Zudem verschafft eine aufgeräumte Umgebung eine psychische Entlastung und sorgt für einen aufgeräumten Kopf – und somit mehr Zeit und Energie für Neues.
Aller Anfang ist schwer, heißt es. Doch das muss nicht so sein. Sammeln Sie zunächst alle Stapel mit Unterlagen, die Sie in Ihrer Umgebung sehen – auch die auf den Fensterbänken und Schränken. In einer ersten Vorsortierung trennen Sie sich nun von allen Dingen, die Sie nicht mehr brauchen oder länger nicht genutzt haben. Ab in die Mülltonne damit.
Den Rest sortieren Sie anschließend in zwei Bereiche: Ablage und Aktivitäten. Den Stapel Ablage können Sie im Anschluss auch gleich bearbeiten. Dafür beantworten Sie sich zunächst vier Fragen:
1. Wo legen Sie die Unterlagen ab (Schrank, Regal, Keller etc.)?
2. Was legen Sie ab?
3. Wie lange wollen Sie die Dinge aufheben?
4. Welche Ablagehilfen finden Sie passend und angenehm (Ordner, Stehsammler, Schubkästen etc.)?
Wenn Sie die Ablage erledigt haben, werden Sie sich bereits deutlich freier fühlen. Im Anschluss – oder am nächsten Tag – nehmen Sie sich den Stapel Aktivitäten vor. Am besten organisieren Sie sich dafür drei Ablagekörbe, die Sie gut erreichbar auf Ihrem Schreibtisch oder einem nahen Sideboard platzieren. Der erste bekommt die Aufschrift “Eingang”, der zweite heißt “Tagesaktivitäten” und der dritte “Ausgang”. In den ersten kommen alle Unterlagen und Informationen, die im Laufe des Tages bei Ihnen ankommen. Über den Tag verteilt arbeiten Sie an diesen Aufgaben und leeren ihn damit mehrmals. Am Abend sollte er auf jeden Fall immer leer sein. Bei jedem Dokument entscheiden Sie zwischen:
Mülleimer: Werfen Sie alles weg, was Sie nicht wirklich brauchen. Viele Dinge kann man sich, wenn man sie einmal brauchen sollte, sehr einfach und schnell organisieren, im Internet, bei Kollegen oder sonstigen Quellen.
Ablage: Nutzen Sie Ihre neu geschaffene Ablagestruktur. Dort finden Sie bestimmt ein schönes Plätzchen für wichtige Unterlagen. Und sammeln Sie nie mehr als drei Dokumente auf einem Stapel, sondern halten Sie Ihre wichtigsten Ordner griffbereit neben Ihrem Schreibtisch. Seien Sie sich immer bewusst, dass zwischengelagerte Informationen zu den größten Zeitfressern und Chaosproduzenten gehören, die es gibt.
Weiterleiten: Alles was Sie delegieren können, sammeln Sie im Korb “Ausgang” und reichen es im Laufe des Tages an die Kollegen weiter, die dafür in Frage kommen.
Bearbeiten: Alles, was Sie in wenigen Minuten erledigen können, bearbeiten Sie am besten sofort. Was mehr Zeit in Anspruch nimmt, legen Sie in den Korb “Tagesaktivitäten”, den Sie während des Tages laufend im Blick haben und sukzessive bearbeiten. Am Abend sollte er stets leer sein. Falls weniger dringende Aufgaben dabei sind, machen Sie sich dafür einen Termin in Ihrem Kalender und legen es auf Wiedervorlage in einem extra Korb oder einer Mappe.
Bearbeiten Sie jede Aufgabe nach diesen vier Schritten und Sie werden nie mehr unter Papierbergen, Unordnung oder hektischem Suchstress leiden.
(Foto: Brigitte Averdung-Häfner)
Jahrgang 1965, Businesstrainer, Berater und Coach, Diplom-Betriebswirt, Dozent an der FH Aachen für Unternehmensgründung und Persönlichkeitsentwicklung, Reiss Profile Master, geprüfter Trainer und Berater nach BDVT und BaTB, zertifizierter Verkaufsleiter Deutsche Verkaufsleiter-Schule, Experte in der Wachstumsinitiative der Gründerregion Aachen.
Er schöpft aus über 20 Jahren erfolgreicher Berufserfahrung in Marketing und Vertrieb, davon allein 15 Jahre in diversen Managementfunktionen, zuletzt als Geschäftsführer.
Als Spezialist für die Bereiche Führung und Vertrieb bietet er mittelständischen Unternehmen aus Industrie und Dienstleistung drei Schwerpunkte an: Business-Coaching, Firmentrainings als Intensivtraining oder im XL-Format sowie Offene Abendtrainings.
Michael Fridrich erhielt 2009 einen Trainerpreis in der Kategorie “Bestes Seminarkonzept” und ist darüber hinaus ein gefragter Redner und Autor verschiedener Fachbeiträge, u.a. in der Zeitschrift Spitzenkompetenz, Spiegel Online, Zentrada, Außendienst Informationen. Der Experte für Führung und Vertrieb redet und handelt einfach Klartext.
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