(ddp direct) Die COI GmbH wartet mit einer Lösung für den neuen Standard „ZUGFeRD“ zum elektronischen Austausch von Rechnungen in Deutschland auf Basis von Microsoft SharePoint auf. Der Erlanger Softwarespezialist reagiert damit auf den kommenden Standard und packt das Thema in einen ansprechenden Anwendungsrahmen. Bereits auf der CeBIT wurde der erste Prototyp erfolgreich präsentiert. COI bietet interessierten Unternehmen im Rahmen eines Webinares die Möglichkeit, sich detaillierter zum Thema zu informieren und die COI-ZUGFeRD-Lösung in der Live-Präsentation anzusehen. Außerdem wurde eine XING-Gruppe mit dem Namen „ZUGFeRD“ ins Leben gerufen, um über die Belange rund um den neuen Standard zu informieren.

Hintergrund zum Thema ZUGFeRD:
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), initiiert und gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie, kümmert sich um die nationale Konsensbildung der durch die EU vorgegebenen Regelungen für den elektronischen Rechnungsaustausch. Dabei steht die aktive Förderung der Akzeptanz der elektronischen Rechnung als Dokument und als Datenstruktur im Vordergrund.

Mit dem neuen Standard soll der Austausch und die vereinfachte Weiterverarbeitung von Rechnungen zwischen allen Arten von Geschäftspartnern ermöglicht werden, ohne dass diese individuelle Vereinbarungen treffen müssen. Hierbei wird besonders darauf geachtet, dass ein einheitliches und allgemeingültiges Format definiert wird. Dieses soll für Anwender, welche keine automatische Weiterverarbeitung planen, ebenso nutzbar sein, wie für Unternehmen, welche das Potential aus der elektronischen Verwertbarkeit ausschöpfen möchten. Das definierte, übergreifende Datenformat für elektronische Rechnungen “ZUGFeRD” ist die technische Basis für die Umsetzung des erleichterten elektronischen Rechnungsaustausches in Deutschland und steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

Auch der BITKOM unterstützt die Standardisierung und hat bereits ein Management Summary erstellt, das den zu erwartenden konkreten Nutzen durch die erfolgreiche Etablierung des Standards darstellt (BITKOM Kompetenzbereich ECM). Im Rahmen der ZUGFeRD-Initiative bietet die COI GmbH nun eine erste Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint, die den Rechnungsstandard in einem benutzerfreundlichen Anwendungsrahmen abbildet.

Die COI-ZUGFeRD-Lösung:
Die COI-ZUGFeRD-Lösung ist die erste und einzige Pilotanwendung, welche auf Basis von Microsoft SharePoint den ZUGFeRD-Standard in einer Anwendung zur Verfügung stellt. Die COI-Lösung nutzt zur PDF-Analyse den pdfaPilot der callas software GmbH und bietet ein Standard-Gateway, welches die Eingangspostkorbfunktion in Verbindung mit SharePoint zur Verfügung stellt. ZUGFeRD-Rechnungen werden zentral an das COI-Gateway geschickt, geprüft und weiterverarbeitet. Die COI-Anwendung analysiert das PDF-Dokument und liest die Rechnungsdaten laut ZUGFeRD-Spezifikation aus und stellt diese in Microsoft SharePoint zur Verfügung. Nach erfolgreicher Prüfung der Eingangsrechnung gegen den ZUGFeRD-Standard wird die Rechnung eingeaktet und anschließend dem Rechnungsprüfungsworkflow übermittelt.

Dieser in Microsoft SharePoint definierte Workflow nutzt die Rechnungsdaten inkl. des PDF-Dokuments, um die Prozessschritte der Rechnungsprüfung digital in Microsoft SharePoint abzuwickeln. Die Anwender haben jederzeit die Möglichkeit, die einzelnen Prozessschritte zu verfolgen und bei Bedarf auf die Historie bereits durchgeführter Prüfprozesse zuzugreifen. Die Prüfprozesse nutzen dabei direkt die ZUGFeRD-Rechnungsdaten, wie z. B. die Höhe der Rechnung, um darauf aufbauend den Genehmigungsprozess passend zu steuern. In den nachfolgenden Prozessschritten können die Rechnungen automatisch an ERP-Systeme gemeldet, in der ECM-Plattform der Lieferantenakte zugeordnet und revisionssicher ins Langzeitarchiv übertragen werden. Aufwändige Leseverfahren zur Erkennung von Inhalten mit den sich daran anschließenden Prüfungen gehören somit der Vergangenheit an. Die Prozesszeiten der Rechnungsverarbeitung lassen sich so durchgängig beschleunigen.

„Mit dem ZUGFeRD-Standard bekommt das Thema elektronischer Rechnungsaustausch einen kräftigen Schub. In Verbindung mit der Standardplattform Microsoft SharePoint, welche inzwischen in vielen Unternehmen als zentrale Informationsplattform eingesetzt wird, integrieren wir den Rechnungsverarbeitungsprozess in diese überall verfügbare Plattform. Aufwändige Auslese-, Qualifizierungs- und Papierverteilprozesse können somit entfallen.“, erklärt Walter Koch, Entwicklungsleiter bei der COI GmbH.

Das kostenlose COI-Webinar zum Thema „ZUGFeRD“ mit dem Titel „Erleichterter elektronischer Rechnungsaustausch in Deutschland – ZUGFeRD in der Praxis“ findet am 25. April 2013 von 09:30 – 10:15 Uhr statt.

Die Anmeldung erfolgt direkt unter http://www.coi.de/anmeldung_webinare

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