Länger als 30 Minuten sollte kein Patient in einer Arztpraxis mit Terminsystem warten müssen. Diese Größenordnung gilt allgemein als Zielsetzung und wird in vielen Praxen einfach nicht erreicht.

Ursachenforschung

Nein, die Antwort “Wir haben einfach zu viele Patienten”, das klingt zwar schön, ist zu kurz gegriffen.

Die Ursachen sind weit komplexer. Verantwortlich für Wartezimmerstau sind meist Patienten, die den Arzt mit Akuterkrankungen aufsuchen und “dazwischen geschoben werden wollen”. Jeder kenn die Unsitte des Dazwischenschiebens, welche jede noch so ausgeklügelte Terminvergabe scheitern lässt. Dies gilt vor allem für Allgemeinmediziner, bei denen die Quote der Akutpatienten besonders hoch ist.

Die Folge sind unzufriedene Patienten, weil sie trotz vereinbartem Termin warten müssen – und dies zum Teil länger als eine Stunde. Auch das Praxisteam ist mit dieser Situation unzufrieden. Da zum einen Mittagspause und Feierabend nicht mehr kalkulierbar und damit Verabredungen mittags oder am Abend nicht plan- oder einhaltbar sind.

Zum einen bekommen sie oft den Frust der wartenden Patienten ab. Als weitere “Nebenwirkung” fallen regelmäßig Überstunden an, die entweder in der Zukunft Probleme bereiten (sofern sie abgefeiert werden dürfen) oder zusätzlich Geld kosten (sofern sie zusätzlich vergütet werden) oder ein weiteres Mal die Motivation reduzieren (sollten sie weder in Freizeit noch in Geld entlohnt werden).

Bleibt noch der Arzt: auch er ist unzufrieden, weil auch er seine Arbeitszeit gerne planen können und weil auch er vergeudete Zeit während des Praxisbetriebs vermeiden möchte.

Wir geben Ihnen in den folgenden Abschnitten einige Tipps, wie Sie häufige Zeitfresser vermeiden können. Mit verhältnismäßig geringem Aufwand können Sie analysieren, wo in Ihrer Praxis weitere Zeit unnütz verloren geht und damit vergeudet wird.

In jeder Praxis sollten klare zeitliche Richtlinien bestehen, die selbstverstänlich auch in dtcTermin unterstüzt werden.

– wann (Datum und Zeit)
– wo (in welchem Raum, auf welchem Behandlungsplatz)
– von wem (welche Behandler)
– mit welchen notwendigen Geräten (Ressourcen)
– in welcher Art und Weise
– welche Tätigkeit

ausgeführt werden sollte.

Nur durch die Arbeitsteilung und durch Delegierung von Zuarbeit wird der Arzt von administrativen Aufgaben entlastet und hat somit mehr Zeit für seine eigentliche Hauptaufgabe, die Patientenversorgung.

Deshalb sollte ein Arzt zunächst einmal analysieren, wie lange er im Durchschnitt für die Behandlung eines Patienten benötigt. Diesen Takt können Sie innerhalb von dtcTermin je nach Raum festlegen. Wie lange ein EKG im EKG-Raum dauert, das wissen Sie ja….

Neben Ihrer persönlichen Taktfrequenz sollten Sie folgende Grundregel beachten:

– 60 % der gesamt Zeit für geplante Aktivitäten
– 20 % für unerwartete Dinge
– 20 % für spontane Aktivitäten und persönliche Bedürfnisse

Denken Sie daran, dass Sie ab und eine, wenn auch kurze, Pause benötigen und planen Sie diese mit ein! Der dtcTerminplaner unterstüzt Sie hierbei!
Halten Sie sich täglich mindestens je eine halbe Stunde am Vormittag und am Nachmittag als Pufferzeit für Akutpatienten frei.

Was man nicht so gerne hört, aber immer wieder zu erhöhten Wartezeiten, die sich durch den ganzen Tag schleppen führt ist das unpünktliche Erscheinen der Ärzte. Somit beginnt bereits der erste Termin am Tag verspätet.

Trotz gut gemeinter Maßnahmen werden Wartezeiten, auch längere, nie ganz auszuschließen sein. Die Assistentinnen sollten den wartenden Patienten die Gründe für die Verzögerung erläutern. Denn wer weiß, warum er wartet, bringt etwas mehr Verständnis und Geduld auf.

Bei Notfällen, die einen erheblichen Zeitverzug bedeuten, unterrichtet die Assistentin die Terminpatienten (wenn möglich) telefonisch. Hierzu bietet dtcTermin eine Liste aller aktuell gebuchten Patienten mit deren jeweiligen Rufnummern an.

Die dtcTermin Software bietet:

Ansichten

-20 verschiedene Ansichten für Räume, Ressourcen,
-Kategorien Mitarbeiter
-Tagesplan
-Ansicht Arbeitswoche
-Ansicht Woche
-Ansicht Wochenliste
-Ansicht Monat

Frei konfigurierbar

-Räume
-Raumgruppen (Anzeigegruppe>
-Mitarbeiter
-Kategorien
-Ressourcen
-Wartezimmer
-Beginn/Ende/Zeitraster

Terminvergabe
-Kollisionsanzeige
-Terminfarben vordefinierbar
-Mehrfachtermine
-Verschieben/Kopieren durch ziehen mit der Maus
-Termin mit Patient durch ablegen mit der Maus

Kundendaten
-Übernahme via BDT
-Schnelle Suche nach Name oder Nummer
-Terminhistorie und Vorschau

Netzwerkfähigkeit
-Einzel- oder Netzwerkarbeitsplätze
-Zentrales Backup
-Fernzugriff ist über VPN / Terminalserver
-Citrix

Weitere Features
-Alarmfunktion je Termin definierbar
-Ganztagstermine (Jahrestage)
-Freidefinierbare Pausen je Raum
-Feiertagsliste
-Export in verschiedene Formate
-Ausdruck von Kunden-Terminlisten
-Anwenderfreundliche Bedienung und Konfiguration

Systemanforderungen
-Windows XP,Vista,2003,2008 oder 7
-Bildschirmauflösung ab 1280×800
-Microsoft SQL-Server 2008 (Express)

Weitere Informationen und Demodownload

dtcSoftware erstellt seit 20 Jahren spezielle Firmenlösungen in verschiedenen Bereichen.

Kontakt:
dtcSoftware
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Herrengasse 5
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