Bei der Abrechnung von Behindertentransporten gegenüber der Krankenkasse nutzt der Verein Prompt e.V. ein GPS-Ortungssystem. Das System liefert den exakten Nachweis der gefahrenen Strecken, ist im Betrieb sehr kostengünstig und hat dem Verein gute Dienste geleistet. Bei der Auswahl eines geeigneten Systems lauerten allerdings Kostenfallen.
Der Verein Prompt e. V. bietet einen Mietwagendienst für den Transport von Behinderten im Rollstuhl, Tragestuhl, sitzend oder auch liegend. “Wir nutzen das GPS-Ortungssystem als zuverlässigen Streckennachweis für die Abrechnung mit den Krankenkassen. Es vereinfacht die Abrechnung, hilft Fahrzeugrouten nachzuvollziehen und hat uns bei Rückfragen der Krankenkasse mehrfach sehr gute Dienste geleistet”, erläutert Wolfram Schmidt, geschäftsführender Vorsitzender des Vereins. Für die vertragskonforme Abrechnung mit den Kassen ist nur die effizienteste Route zugelassen. Deshalb muss für jeden Transport die Route nachvollziehbar sein, um z. B. längere Strecken bei Umleitungen nachzuweisen.
Touren nachvollziehen und optimieren “Es macht keinen Sinn, bei Rückfragen der Krankenkasse den Fahrer Monate später noch auf eine Fahrt anzusprechen. Hier liefert nur das Ortungssystem verlässliche Daten”, ergänzt Wolfram Schmidt. Seitdem das Ortungssystem eingesetzt und Routen, Zeiten, Haltepunkte und die Geschwindigkeit aufgezeichnet werden, hat sich auch das Fahrverhalten positiv verändert, so Wolfram Schmidt. Es werde vernünftiger gefahren, was sich auch beim Benzinverbrauch bemerkbar gemacht habe.
Bei der Auswahl eines geeigneten Systems hatte der Verein neben dem Anschaffungspreis vor allem auf die laufenden Betriebskosten geachtet. “Die Anschaffung der Hardware ist bei vielen Anbietern zwar scheinbar günstig, aber die Folgekosten im laufenden Betrieb sind teilweise enorm”, benennt der Vereinsvorsitzende mögliche Kostenfallen. “Wir haben uns für das System von TaskX mit einer lokalen Auswertung auf unserem eigenen Rechner entschieden. Es entstehen deshalb nur geringe monatliche Kosten von unter 10 Euro pro Monat für die Mobilfunkübertragung der Routendaten vom Fahrzeug auf einen zentralen Server. Andere Kosten entstehen nicht, auch die Hotline ist kostenlos.”
Ein Ortungssystem ist wirtschaftlich sinnvoll Für den Verein Prompt e. V. hat sich der Einsatz des GPS-Ortungssystems schnell bezahlt gemacht. Die Abrechnung der gefahrenen Strecken mit der Krankenkasse ist jetzt einfacher und zuverlässiger und Rückfragen lassen sich schneller klären. “Beim Preis-Leistungs-Verhältnis haben wir uns für das günstigste System entschieden. Es ist für unseren Bedarf optimal. Es erklärt sich in der Bedienung von selbst und ist in der Handhabung völlig unproblematisch”, so Wolfram Schmidt. Bei der Ersteinrichtung hatte er Fragen an den Hersteller und war auch mit der Hotline zufrieden: “Die Beratung war sehr nett und kompetent. Das Unternehmen können wir auf jeden Fall empfehlen.”
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TaskX aus der Nähe von Frankfurt ist Spezialist für GPS-gestützte Systeme zur Fahrzeugortung, elektronische Fahrtenbücher sowie Software zur Reisekostenabrechnung. Das Unternehmen liefert vorrangig für kleine und mittelständische Unternehmen einfache, leistungsfähige und kostengünstige Systeme mit einer leicht zu erlernenden Bedienung. TaskX verfügt über langjähriges System- und Software-Know-how und positioniert sich durch einen sehr guten Kundenservice und einem der besten Hotline- und Fernwartungsangebote.
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