Wissensmanagement mit SharePoint: Mit sechs Schritten erschließen Anwender sich neues Wissen und wenden dieses gezielt an – die Intranet-Agentur PI unterstützt diesen Prozess mit ihrem Knowledge-Center.
Lichtenau, im November 2013. Die Intranet-Agentur IPI GmbH hat den Kreislauf der Wissensreifung in Unternehmen untersucht. Dieser Prozess läuft in sechs Schritten ab und lässt sich optimal durch den Einsatz des Knowledge-Centers auf der Basis von Microsoft SharePoint unterstützen. “Die Wissensreifung ist für viele Unternehmen mittlerweile ein Wettbewerbsfaktor: Es ist entscheidend, dass neue Erkenntnisse aus Forschung, Entwicklung und Individualprojekten möglichst schnell und intensiv in den Arbeitsalltag einfließen. Dieses Wissen sollte zügig von den Mitarbeitern aufgenommen und dann bei der Lösung von Kundenbedürfnissen konsequent angewendet werden. Je besser dies gelingt, desto erfolgreicher kann das Unternehmen am Markt agieren”, erläutert IPI-Geschäftsführer Roland Klein. Die sechs Schritte werden hierzu während der Wissensreifung in folgendem Kreislauf durchlaufen:
1. Investigation: Im ersten Schritt der Wissensreifung wird ein Thema entdeckt. Über Signale und Änderungen werden Mitarbeiter nach dem Serendipitätsprinzip auch auf bisher unbekannte Themen aufmerksam. Über das Recherchieren via Volltext-Suche und Blättern im Knowledge-Center auf einer Themenseite erschließt sich der Mitarbeiter dieses Thema, entdeckt Relationen und findet auch Kollegen, die sich mit der gleichen oder einer ähnlichen Fragestellung beschäftigen. Neben Inhalten aus Intranet und Collaboration lassen sich hier externe Quellen integrieren und beispielsweise neue Internet-Fundstellen verschlagworten.
2. Individuation: Der zweite Schritt der Wissensreifung betrifft die Individuation der aufgespürten Themen. So können im Knowledge-Center Themen gezielt weiter verfolgt werden, um zusätzliche Erkenntnisse zu gewinnen. In dieser Phase werden Inhalte bewertet und Informationen in den Kontext gesetzt. Weiterhin erleichtert es das Setzen von Lesezeichen, zugehörige Inhalte später wieder zu finden.
3. Interaktion: Im dritten Schritt der Wissensreifung wird durch den Austausch und die Diskussion mit Kollegen in Communities und Newsfeed das bisherige Wissen vertieft und ins Unternehmen getragen. Formale Ansprechpartner für ein Sachgebiet lassen sich hier sofort erkennen; daneben auch Mitarbeiter, die sich ebenfalls mit einem Thema auseinander setzen. SharePoint bietet zudem die Möglichkeit, die eigenen Beobachtungen und Erkenntnisse im Blog zur Diskussion zu stellen.
4. In-form-ation: Der vierte Schritt der Wissensreifung gilt der Formalisierung der bisherigen Informationen. Die Themenprofile im Knowledge-Center werden von den Verantwortlichen gezielt erweitert. Erfahrungen aus Projekten werden in dieser Stufe zusammengetragen und untereinander weitergegeben. Über die Versionierung von SharePoint sind frühere Versionen der Themenprofile stets nachvollziehbar.
5. Instruktion: Im fünften Schritt der Wissensreifung geht es um das Prüfen, Verteilen und Lernen: Beispielsweise werden im Unternehmen Verantwortliche für die definierten Standards bestimmt. Mit internen Workshops und Informationsveranstaltungen lässt sich sicherstellen, dass ein Wissensaustausch stattfindet. Eine Dokumentation hierzu kann im Knowledge-Center bereitgestellt werden. Sollten sich durch die neuen Erkenntnisse interne Abläufe verändern, werden entsprechende Verweise im Prozesshandbuch ergänzt.
6. Anwenden: Das Anwenden des gereiften Wissens beispielsweise in Projekten oder an anderer Stelle im Arbeitsalltag ist einer der wichtigsten Schritte. Aktuelle Standards werden hierzu im Knowledge-Center recherchiert und gezielt genutzt. Thematisch am Ball bleibt der Mitarbeiter durch Themenabos und entsprechende Benachrichtigung. Ergänzend sollte der Kontakt zu den thematischen Ansprechpartnern unter den Kollegen gezielt gehalten werden.
Roland Klein: “Der sechste Schritt der Wissensreifung katapultiert das Unternehmen in seiner Entwicklung gleichsam in eine neue Transformationsstufe: Durch das Anwenden des Wissens werden wieder neue Themen entdeckt, und der Kreislauf beginnt von vorne.”
Rund um den Kreislauf der Wissensreifung werden die Anwender durch die Funktionen des SharePoints umfangreich mit einer integrierten Plattform unterstützt. Dies betrifft speziell die Bereiche der Recherche und Diskussion, die Pflege und Erweiterung von Artikeln sowie den Austausch untereinander durch die Enterprise-2.0-Funktionen. IPI hat als Lösung für die Wissensreifung in Unternehmen auf Basis von SharePoint das Knowledge-Center entwickelt. Dieses erleichtert die Durchdringung der Themen und die Vernetzung von unterschiedlichen Informationsarten in einzigartiger Weise. Insbesondere macht es die Integration von Quellen einfach und fördert ein strukturiertes Wachstum der Wissensbasis. Vertiefende Informationen liefert der Vortrag zu “Wissensmanagement mit SharePoint” von Dr. Julian Bahrs, Senior Consultant der IPI GmbH, der auf der DMS-EXPO 2013 aufgezeichnet wurde: http://youtu.be/57tew75NiPs
Bildrechte: IPI GmbH, Dr. Julian Bahrs
Die IPI GmbH definiert sich als eine Intranet-Agentur mit Fokus auf Unternehmenskommunikation & Business-Lösungen auf Basis von Microsoft SharePoint. IPI zeichnet sich durch innovative Produkte, strategischen Weitblick und exzellentes Fachwissen aus. Über 60 Mitarbeiter agieren an der Schnittstelle zwischen den Fachabteilungen und der IT.
Als Pionier und Marktführer für SharePoint-Technologien und Lösungen konzentriert sich die IPI seit 2002 auf kundenspezifische Dienstleistungen rund um die Themen:
– Social Intranets, Extranets, Internets – Social Collaboration, Communities & Enterprise 2.0 – Social Wissens- & Innovationsmanagement – Social Management Systeme Die IPI begleitet ihre Kunden von der Anforderungsanalyse, über die Konzeption und Realisierung bis hin zum Going Live. Dabei bietet sie moderne Infrastrukturberatung auf Basis der SharePoint-Plattform sowie der angrenzenden Technologien. Die eigenen SharePoint-Lösungen und Dienstleistungen der IPI sind optimal auf die Zielgruppe mittelständische Unternehmen und Konzerne zugeschnitten. Zu den Referenzen zählen unter anderem amadeus, Caparol, Cornelsen, Datev, ERGO, FESTO, Freudenberg, HUK-COBURG, M+W, und Vorwerk.
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