Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in der Vergangenheit in mehreren Entscheidungen die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch näher präzisiert. Danach muss das Fahrtenbuch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen bieten, sodass der zu versteuernde Anteil (Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung mit vertretbarem Aufwand überprüft werden kann.
GRP Rainer Rechtsanwälte Steuerberater, Köln, Berlin, Bonn, Düsseldorf, Hamburg, München www.grprainer.com erläutert: Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und fortlaufend in einer geordneten und geschlossenen äußeren Form geführt wird, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lässt. Demnach reichen etwa laufend, aber lose gefertigte Aufzeichnungen nicht aus.
Auch eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.
In seinem jüngsten Beschluss vom 12.7.2011 gelangte der BFH ebenfalls zu dem Schluss, dass die mithilfe des MS Excel-Tabellenkalkulationsprogramms erstellten Tabellenblätter sowie die diesen zugrunde liegenden handschriftlichen losen Aufzeichnungen nicht den von der Rechtsprechung geforderten Anforderungen genügen. Eine Manipulation hinsichtlich der gefahrenen Kilometer zu einem späteren Zeitpunkt könne damit nicht ausgeschlossen werden.
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